La IA entra en los archivos militares para evitar búsquedas perdidas entre millones de expedientes

Andrés Martín Cárdaba, del Archivo General Militar de Guadalajara, explicó este lunes en las jornadas Archiv-IA el uso de la inteligencia artificial en la digitalización y tratamiento de los archivos militares. Su intervención se centró en el proyecto de índices del centro, una iniciativa orientada a transformar búsquedas que todavía dependen de listados en papel, bases de datos incompletas y sistemas de ordenación muy dispares.

El ponente enmarcó primero la situación del Sistema Archivístico de la Defensa, un ámbito que, según señaló, conserva un patrimonio documental “muy amplio y menos conocido” que otros archivos estatales. A diferencia de otros sistemas ministeriales, Defensa mantiene varios archivos históricos y una organización en subsistemas, lo que provoca que una misma serie documental pueda estar repartida entre distintos centros.

En ese mapa, el Archivo General Militar de Guadalajara ocupa un lugar singular. Martín Cárdaba lo describió como el mayor archivo del Ministerio de Defensa y del Ejército, con documentación contemporánea en papel, principalmente expedientes personales de tropa. El volumen ilustra la dimensión del problema: unos 25 kilómetros de documentación y alrededor de 37,5 millones de expedientes, en su mayoría correspondientes al periodo comprendido entre finales del siglo XIX y comienzos del XXI.

A esa masa documental se suma un crecimiento constante de las solicitudes. El archivo recibió unas 15.700 peticiones en 2023, más de 19.000 en 2024 y cerró el último año con algo más de 20.000. Muchas son consultas familiares o genealógicas, como la búsqueda del expediente de un abuelo o de un padre, pero también hay peticiones de investigadores y solicitudes con efectos administrativos, relacionadas con antigüedad laboral, nacionalidad, herencias o reconocimientos derivados del paso por determinados cuerpos militares.

El problema, explicó, está en cómo se localiza parte de esa documentación. Los expedientes posteriores a 1987 se encuentran en bases de datos, pero la documentación anterior a 1967 depende de índices manuales. Entre ambas fechas hay fondos que también siguen sujetos a búsquedas físicas. Esos índices no siempre responden a un criterio homogéneo: algunos están ordenados alfabéticamente de forma tradicional, otros tratan de manera distinta letras como la H o la W, y en ciertos casos la organización responde a números de sorteo o de orden.

Esa situación genera errores y falsos negativos. El archivo puede responder que no conserva una documentación que, en realidad, sí está en sus depósitos, pero no ha podido localizarse por la forma en que fue registrada. Martín Cárdaba citó también materiales de gran interés, como libros registro o listados vinculados a campos de concentración, que no siempre han sido explotados por la dificultad de incorporarlos a búsquedas normalizadas.

La inteligencia artificial aparece entonces como una herramienta para acelerar el tratamiento de los índices, mejorar el control topográfico y facilitar la descripción documental. La idea no es sustituir el trabajo archivístico, sino “convertir listados dispersos en datos útiles, cotejables y normalizados, capaces de reducir tiempos de respuesta y ampliar el acceso real a los fondos”.

El proyecto permitiría, además, revisar nombres, ordenar referencias y adaptar la información a criterios descriptivos comunes dentro del Sistema Archivístico de la Defensa. Para Martín Cárdaba, el reto no parte de una apuesta tecnológica abstracta, sino de una necesidad concreta. “Un archivo con millones de expedientes, una demanda creciente y demasiada información que todavía solo puede encontrarse a través de búsquedas manuales”.